Changelog

Im September ging es vor allem um Wartungen. Wartungspläne lassen sich jetzt auch ohne Auftrag anlegen, eure Kunden sehen anstehende Wartungen im Kundenportal und können sie dort quittieren. Dazu kommen das Weiterleiten von Mails aus dem Ticket, überarbeitete Benachrichtigungen und eine Dashboard-Karte, die auch bei vielen tausend Einträgen schnell bleibt. Hier die wichtigsten Änderungen im Überblick.

Wartungspläne

Wartung war im September unser größtes Thema. Bisher hing an jedem Wartungsplan ein kompletter Auftrag, und wer wissen wollte, welche Wartungen an einer Maschine gelaufen sind, musste sich durch die Aufträge klicken. Beides haben wir geändert. Wartungspläne gibt es jetzt auch ohne Auftrag, die Historie steht an Anlage, Plan und Organisation, und eure Kunden sehen anstehende Wartungen direkt im Kundenportal. Die einzelnen Neuerungen im Überblick:

Pläne ohne Auftrag

Oft will man nur wissen, dass bei einer Maschine in drei Monaten eine Wartung fällig ist, und den Kunden rechtzeitig darauf ansprechen. Formulare, Aufgaben und Auftragsnummer braucht es dafür nicht. Beim Anlegen eines Wartungsplans wählt ihr deshalb jetzt, ob er Aufträge erzeugt oder nur Fälligkeiten. Ein Plan ohne Auftrag braucht Titel, Intervall, Anlagen, Organisation und Zuweisung, mehr nicht. Soll später doch ein Auftrag entstehen, stellt ihr den Plan einfach um.

• Beim Anlegen entscheidet ihr: Plan mit Aufträgen oder Plan nur mit Fälligkeiten

• Ein Plan ohne Auftrag zeigt nur die Tabs Fälligkeiten und Dateien

• Umstellung auf Auftragserstellung jederzeit möglich

Erinnerungen und Fälligkeiten von Hand schließen

Die zugewiesenen Planer bekommen vor jeder Fälligkeit eine Erinnerung und können dem Kunden den Service anbieten, bevor der Termin verstrichen ist. Ist eine Wartung auf anderem Weg erledigt oder entfällt sie, schließt ihr die Fälligkeit von Hand.

• Erinnerung mit frei wählbarem Vorlauf, per E-Mail und in SIMPL

• In den Benachrichtigungseinstellungen separat abschaltbar

• Fälligkeiten als erledigt oder abgebrochen schließen, immer mit Angabe eines Grundes

Wartungen im Kundenportal

Eure Kunden fragen regelmäßig, wann die nächste Wartung ansteht und ob die letzte erledigt wurde. Diese Information steht jetzt im Kundenportal. Auf dem Dashboard gibt es einen eigenen Bereich für Wartungen, dazu eine Übersicht aller Fälligkeiten mit Filter nach Status. Wo zu einer Wartung ein Auftrag gehört, führt ein Link direkt dorthin. Wo keiner existiert, kann der Kunde die Wartung quittieren und bestätigt damit, dass er informiert ist. Was der Kunde sieht, legt ihr pro Wartungsplan fest.

• Status fällig, überfällig, erledigt und quittiert auf einen Blick

• Quittieren mit Bestätigungsdialog, SIMPL speichert, wer quittiert hat

• Sichtbarkeit pro Wartungsplan einstellbar, bestehende und neue Pläne sind zunächst ausgeblendet

Wartungshistorie an Anlage, Plan und Organisation

Die Historie steht jetzt dort, wo man sie sucht. Die Detailseite einer Anlage zeigt alle vergangenen und kommenden Fälligkeiten mit Status und verknüpftem Auftrag. Im Wartungsplan seht ihr dieselbe Liste für alle Anlagen des Plans, und auf der Organisation gibt es einen eigenen Tab mit allen Wartungsplänen des Kunden.

• Fälligkeiten mit Status und Auftrag direkt auf der Anlagenseite

• Vergangene und kommende Wartungen im Wartungsplan

• Neuer Tab Wartungspläne auf der Organisation

Ein Formular pro Anlage

Bei Plänen mit vielen Anlagen landeten bisher alle Maschinen in einem gemeinsamen Formular. Viele Kunden brauchen aber pro Maschine ein eigenes Protokoll mit eigener Unterschrift. Mit einem Schalter im Wartungsplan erzeugt SIMPL jetzt automatisch ein Formular pro Anlage.

• Bei 10 Anlagen und einer Vorlage entstehen 10 Formulare

• Benennung nach Vorlage, Anlage und Auftrag

• Gilt für neu erzeugte Aufträge, bestehende bleiben unverändert

Dokumente am Anlagentyp

Wer 200 baugleiche Pumpen betreut, musste die Betriebsanleitung bisher 200 Mal hochladen und beim nächsten Update 200 Mal austauschen. Dokumente lassen sich jetzt direkt am Anlagentyp ablegen. Jede Anlage dieses Typs zeigt sie automatisch in ihren Dateien an, gekennzeichnet mit ihrer Herkunft. Wird die Anleitung am Typ ersetzt, ist sie an allen Anlagen aktuell. Mit Blick auf die Maschinenverordnung, die ab Januar 2027 aktuelle Betriebsanleitungen verlangt, spart das viel Pflegeaufwand. Wenn das für euch interessant klingt, schalten wir die Funktion gerne für euch frei.

• Upload, Ordner und Sichtbarkeit direkt am Anlagentyp

• Jede Anlage des Typs zeigt die Dokumente automatisch an, nichts wird kopiert

• An der Anlage sind geerbte Dokumente als solche markiert und nur am Typ änderbar

• Eigene Dokumente einer einzelnen Anlage bleiben daneben bestehen

Mails aus dem Ticket weiterleiten

Eine Mail aus einer Anfrage an den Lieferanten oder einen Kollegen schicken, das ging bisher nur über den Umweg Antworten und Empfänger austauschen. Jede Mail im Verlauf einer Anfrage oder eines Auftrags hat jetzt neben Antworten und Allen antworten auch Weiterleiten. Die Originalmail wird zitiert, Anhänge werden übernommen und lassen sich vor dem Versand einzeln entfernen. Antwortet der Empfänger, landet die Antwort wieder im richtigen Ticket.

• Weiterleiten für jede einzelne Mail, an interne und externe Empfänger

• Anhänge werden übernommen, eingebettete Bilder wie Signatur-Logos nicht

• Betreff mit WG: und Ticketnummer, Antworten werden dem Ticket zugeordnet

• Bei ausgehenden Mails steht jetzt dabei, wer sie geschrieben hat

Benachrichtigungen überarbeitet

Benachrichtigungen sollen sagen, was passiert ist, und mit einem Klick dorthin führen. Daran haben wir im September an mehreren Stellen gearbeitet. In der mobilen App öffnet sich die Übersicht jetzt im Vollbild, übersichtlich gruppiert und der Möglichkeit, alles auf einmal als gelesen zu markieren. Wer bei einer Anfrage oder einem Auftrag zugewiesen ist, erfährt sofort, wenn ein Kollege dort eine interne Notiz schreibt. Links zu Terminen öffnen den Termin direkt, für Techniker in der mobilen App.

• Neue Benachrichtigungsübersicht in der mobilen App

• Benachrichtigung an die zugewiesene Person bei neuen internen Notizen, per E-Mail und in SIMPL

• Links öffnen Termine direkt, im Web wie in der mobilen App

• Aktualisierungen von Aufgaben lassen sich jetzt separat ein- und ausschalten, Benachrichtigungsmails zeigen Absender und Vorschau klarer an

Anlagen mit Koordinaten importieren und schnellere Karte

Nicht jede Maschine hat eine Postadresse. Windräder, Pumpstationen oder Anlagen auf großen Werksgeländen werden über GPS-Koordinaten verortet. Beim Excel-Import von Anlagen könnt ihr deshalb jetzt Breiten- und Längengrad angeben. SIMPL setzt den Pin genau an diese Stelle und ermittelt die nächstgelegene Adresse dazu. Die Karte im Dashboard lädt außerdem nur noch den sichtbaren Ausschnitt und fasst dicht beieinanderliegende Punkte zusammen. Auch bei mehreren tausend Anlagen, Aufträgen und Organisationen bleibt sie so flüssig.

• Breiten- und Längengrad im Anlagen-Import, auch mit Dezimalkomma

• Der Pin sitzt exakt auf den Koordinaten, die Adresse wird ergänzt

• Dashboard-Karte lädt nach Ausschnitt und bündelt Punkte bei großen Datenmengen

• Organisationen werden jetzt ebenfalls auf der Karte angezeigt

Kleinere Verbesserungen im Alltag

Vieles davon fällt erst auf, wenn es fehlt.

• In der mobilen App können Techniker die Standardansicht zwischen Kalender und Auftragsliste wechseln

• Formular-PDFs sind kompakter, Fotos in Prüf- und Serviceberichten erscheinen gruppiert nach Aufgabe mit Bildunterschrift

• Eingehende Mails werden mit Tabellen, Bildern und Formatierung so dargestellt, wie der Absender sie geschickt hat

• Die KI-Zusammenfassung im Mailverlauf ist kürzer und gliedert sich in Überblick, offene Punkte und wichtige Fakten

Die Konfiguration ist über die Zeit gewachsen, die Reiterleiste oben leider mit. Elf Reiter nebeneinander, Nummernkreise und Tags versteckt unter "Anfragen & Aufträge", die Regeln für eingehende E-Mails weit weg vom Postfach und die Unternehmensdaten an einer ganz anderen Stelle im Menü. Wer etwas einstellen wollte, musste oft erst suchen. Deshalb haben wir den Bereich neu aufgebaut: Konfiguration und Unternehmen sind jetzt ein gemeinsamer Bereich "Einstellungen" mit einer eigenen Navigation am linken Rand. Darin steht in sechs Abschnitten gebündelt, was zusammengehört. Eure bestehenden Einstellungen bleiben unverändert erhalten, sie liegen nur an einem neuen, logischeren Platz.

• Ein Menüpunkt "Einstellungen" statt Konfiguration und Unternehmen

• Sechs Abschnitte: Organisation, Benutzer & Zugriff, Funktionsbereiche, Automatisierung & KI, Module und Integrationen

• Jede Seite zeigt, in welchen Bereichen von SIMPL sie wirkt

Die Änderungen im Einzelnen

Eine eigene Navigation für die Einstellungen

Sobald ihr die Einstellungen öffnet, wechselt das Menü am linken Rand: Statt der gewohnten Hauptnavigation seht ihr jetzt alle Einstellungsseiten untereinander, sortiert unter sechs Überschriften. Die geöffnete Seite ist hervorgehoben, ihr wisst also immer, wo ihr gerade seid. Über "Zurück zur App" ganz oben kommt ihr mit einem Klick wieder in euren Arbeitsbereich. Auf kleineren Bildschirmen klappt die Navigation ein, damit mehr Platz für die Inhalte bleibt.

Unternehmen und Konfiguration an einem Ort

Bisher gab es zwei getrennte Anlaufstellen: die Konfiguration für die Abläufe und das Unternehmen für Profil, Logo und Arbeitszeiten. Beides findet ihr jetzt unter Einstellungen im Abschnitt Organisation. Profil und Anschrift liegen unter Unternehmen, Logo und Primärfarbe unter Erscheinungsbild, Feiertage, Kernarbeitszeit und Überstundenregeln unter Zeit & Verfügbarkeit.

Was zusammengehört, steht jetzt zusammen

Die neue Gliederung folgt der Frage, wofür eine Einstellung da ist. Benutzer, Rollen und Gruppen stehen gemeinsam unter Benutzer & Zugriff. Unter Funktionsbereiche findet ihr Anfragen & Aufträge, Assets, Aufgaben und Formulare, jeweils mit den passenden Vorlagen. SIMPL AI und die Regeln für eingehende E-Mails liegen unter Automatisierung & KI, Serviceverträge, Kundenportal und Digitaler Produktpass unter Module, das E-Mail-Postfach und die mobile App unter Integrationen.

• Tags haben eine eigene Seite, mit getrennten Listen für Anfragen und Aufträge sowie für Formulare

• Der ehemalige Bereich “Automatisierung” wurde zu “Eingehende E-Mails” und ist neu gegliedert in Zuordnung über feste Kriterien und Zuordnung über Inhalt

• SIMPL AI ist die zentrale Stelle, an der ihr alle KI-Funktionen ein- und ausschaltet

Jede Seite erklärt sich selbst

Ein Schalter in den Einstellungen verändert oft etwas an ganz anderer Stelle, etwa in der mobilen App, in der Plantafel oder im Kundenportal. Jede Seite beginnt deshalb jetzt mit einem kurzen Satz, worum es dort geht, und einem Hinweis "Aktiv in", der zeigt, welche Bereiche von SIMPL betroffen sind. Bei der mobilen App steht dort zum Beispiel "Aktiv in Mobile App & Plantafel". So könnt ihr besser einschätzen, wen eine Änderung betrifft, bevor ihr sie vornehmt.

Aufgeräumt: Felder ohne Wirkung sind entfallen

Beim Umbau haben wir auch ausgemistet. Einige Angaben im Unternehmensprofil wurden an keiner Stelle im System verwendet und sind deshalb weggefallen: die Steuerinformationen, die Bankkonten unter Zahlungen, das separate Feld Rechtsform und das Notizfeld. Die Rechtsform tragt ihr jetzt einfach im Firmennamen mit ein, also zum Beispiel "Muster GmbH". Die Anschrift, bisher in einem eigenen Reiter, steht direkt im Unternehmensprofil.

Passend dazu: das Help Center

Parallel zum Umbau haben wir im neuen Help Center einen eigenen Bereich "Die Einstellungsmöglichkeiten" angelegt. Er ist genauso gegliedert wie die neue Navigation, ihr findet die Erklärung zu einer Seite also dort, wo ihr sie erwarten würdet. Zum Help Center gelangt ihr direkt über den “Hilfe” Button oben rechts auf jeder Seite in den Einstellungen.

Der August war ein Monat mit vielen Neuerungen im Detail. Wir haben an Stellen gearbeitet, an denen im Alltag Zeit verloren geht: beim Lesen langer Mailverläufe, beim Erfassen von Beschreibungen, beim Import von Stammdaten und bei der Frage, welche Informationen ein Kunde vor der Maschine eigentlich sehen darf. Hier findet ihr die wichtigsten Änderungen im Überblick.

KI-Zusammenfassung für Mail- und Notizverläufe

Wer eine Anfrage übernimmt, die seit drei Wochen läuft, liest sich erst einmal durch zwanzig Mails und interne Notizen. Genau dafür gibt es jetzt eine Zusammenfassung: SIMPL erstellt im Bereich Mail & Notizen automatisch einen kurzen Überblick über den bisherigen Verlauf und stellt ihn über den Verlauf. Die Zusammenfassung ist rein intern, sie ersetzt die Beschreibung nicht und wird automatisch aktualisiert, sobald eine neue Mail oder Notiz dazukommt. Kunden sehen sie nicht.

• Zusammenfassung erscheint im Tab Mail & Notizen, oberhalb des Verlaufs

• Entsteht ab etwa zwei Nachrichten und wird automatisch neu erzeugt, wenn eine Mail oder Notiz dazukommt

• Ist als intern gekennzeichnet und lässt sich ein- und ausklappen

• Wird pro Mandant freigeschaltet

Excel-Import mit Erklärungen und klarer Fehlermeldung

Der Import von Stammdaten war bisher eine Sache für Eingeweihte. Welche Spalte Pflicht ist, welche eindeutig sein muss und welche die ID aus einer anderen Tabelle braucht, stand nirgends. Die Vorlagen erklären sich jetzt selbst, und die Prüfung beim Hochladen sagt euch zeilengenau, was nicht passt.

• Import-Vorlagen enthalten Hinweise und Beschreibungen zu jeder Spalte

• Pflichtfelder sind mit * gekennzeichnet

• Die Prüfung nennt Zeile, Spalte und Grund der Beanstandung

• Gilt für Anlagen, Organisationen, Ersatzteile und Aufträge

Typenschild auf der öffentlichen Anlagenseite

Wer den QR-Code an einer Maschine scannt, konnte bisher eine Anfrage stellen und Dokumente herunterladen, aber nichts über die Maschine selbst erfahren. Der neue Tab Typenschild zeigt Bezeichnung, Seriennummer und Hersteller sowie die Eigenschaften, die ihr ausdrücklich für die öffentliche Seite freigegeben habt. Alles andere bleibt draußen. Der Tab ist standardmäßig aus und muss in der Asset-Konfiguration aktiv eingeschaltet werden.

• Neuer Tab mit Kerneigenschaften und freigegebenen Eigenschaften

• Felder ohne Wert werden weggelassen

• Freigabe erfolgt einzeln pro Feld des Anlagentyps

• Standardmäßig deaktiviert, Aktivierung pro Mandant

Öffentliche Anlagenseite: Tabs selbst festlegen

Passend dazu bestimmt ihr jetzt selbst, welche Tabs auf der öffentlichen Seite überhaupt erscheinen und welcher zuerst geöffnet wird. Wer den QR-Code nur für Dokumente nutzt, kann das Anfrageformular ausblenden, und umgekehrt. Für bestehende Mandanten ändert sich nichts: beide bisherigen Tabs bleiben aktiv, die bisherige Startansicht bleibt erhalten.

• Tabs einzeln ein- und ausschalten, Reihenfolge über die Liste

• Startansicht frei wählbar unter den aktiven Tabs

• Live-Vorschau direkt in den Einstellungen

• Beim Ausblenden von Dateien weist SIMPL auf die Folgen für die Dokumentenbereitstellung hin

Einheiten und Prüfregeln für Anlagentyp-Felder

Zahlenfelder in Anlagentypen konnten bisher nur Minimum und Maximum. Eine Einheit gab es nicht, also stand im Feld 12500 und niemand wusste sicher, ob Kilogramm oder Liter gemeint war. Jetzt gibt es eine Einheit pro Feld, dazu Prüfregeln je nach Feldtyp. Die Einheit wird zusammen mit dem Wert angezeigt: in der Anlagenansicht, in der mobilen App, im Kundenportal und im Anlagenelement in Formularen.

• Einheitenauswahl für Zahlenfelder, gruppiert nach Kategorie, mit Freitext-Option

• Minimum und Maximum werden in der gewählten Einheit geprüft

• Datumsfelder mit Von-Bis-Grenzen

• Pflichtfelder sind ein Hinweis auf Vollständigkeit und blockieren das Speichern nicht: bestehende Anlagen lassen sich weiterhin ohne Änderung speichern

Domain-Blacklist für die automatische Zuordnung im Ticketing

Wer Mails ins Ticketing weiterleitet, kennt das Problem: SIMPL ordnet die Mail der eigenen Organisation zu, weil die Absenderdomain zur eigenen Firma gehört. Bei Mandanten mit vielen Landesgesellschaften trifft das auf bis zu zwanzig Einträge gleichzeitig zu. Ihr könnt jetzt einzelne Domains von der automatischen Zuordnung ausnehmen.

• Domains werden pro Mandant unter der E-Mail-Konfiguration gepflegt

• Ausgenommene Absender werden bei Organisation und Ansprechpartner übersprungen

• Ist nur eine ausgenommene Domain erkennbar, bleibt das Ticket offen für die manuelle Zuordnung

• Alle anderen Domains verhalten sich unverändert

Kleinere Verbesserungen im Alltag

Vieles davon fällt erst auf, wenn es fehlt.

• Beim Anlegen einer Anfrage oder eines Auftrags aus einer Anlage heraus wird der Standort automatisch übernommen

• Organisationen haben einen eigenen Tab Formulare

• Das Anlagen-Grid lässt sich nach internem Ansprechpartner filtern

• Formularelemente können für die mobile Ansicht ausgeblendet werden

• Die Ticketnummer erscheint jetzt korrekt in der Betreffzeile der Eingangsbestätigung

• Kundenportal und Portal-Konfiguration wurden überarbeitet

• In der Vorlagenauswahl in Aufgabenlisten erscheinen wieder alle Vorlagen, nicht nur die ersten zehn