September Rückblick 🗓️ Die wichtigsten Updates im Überblick
Im September ging es vor allem um Wartungen. Wartungspläne lassen sich jetzt auch ohne Auftrag anlegen, eure Kunden sehen anstehende Wartungen im Kundenportal und können sie dort quittieren. Dazu kommen das Weiterleiten von Mails aus dem Ticket, überarbeitete Benachrichtigungen und eine Dashboard-Karte, die auch bei vielen tausend Einträgen schnell bleibt. Hier die wichtigsten Änderungen im Überblick.
Wartungspläne
Wartung war im September unser größtes Thema. Bisher hing an jedem Wartungsplan ein kompletter Auftrag, und wer wissen wollte, welche Wartungen an einer Maschine gelaufen sind, musste sich durch die Aufträge klicken. Beides haben wir geändert. Wartungspläne gibt es jetzt auch ohne Auftrag, die Historie steht an Anlage, Plan und Organisation, und eure Kunden sehen anstehende Wartungen direkt im Kundenportal. Die einzelnen Neuerungen im Überblick:
Pläne ohne Auftrag
Oft will man nur wissen, dass bei einer Maschine in drei Monaten eine Wartung fällig ist, und den Kunden rechtzeitig darauf ansprechen. Formulare, Aufgaben und Auftragsnummer braucht es dafür nicht. Beim Anlegen eines Wartungsplans wählt ihr deshalb jetzt, ob er Aufträge erzeugt oder nur Fälligkeiten. Ein Plan ohne Auftrag braucht Titel, Intervall, Anlagen, Organisation und Zuweisung, mehr nicht. Soll später doch ein Auftrag entstehen, stellt ihr den Plan einfach um.
Beim Anlegen entscheidet ihr: Plan mit Aufträgen oder Plan nur mit Fälligkeiten
Ein Plan ohne Auftrag zeigt nur die Tabs Fälligkeiten und Dateien
Umstellung auf Auftragserstellung jederzeit möglich
Erinnerungen und Fälligkeiten von Hand schließen
Die zugewiesenen Planer bekommen vor jeder Fälligkeit eine Erinnerung und können dem Kunden den Service anbieten, bevor der Termin verstrichen ist. Ist eine Wartung auf anderem Weg erledigt oder entfällt sie, schließt ihr die Fälligkeit von Hand.
Erinnerung mit frei wählbarem Vorlauf, per E-Mail und in SIMPL
In den Benachrichtigungseinstellungen separat abschaltbar
Fälligkeiten als erledigt oder abgebrochen schließen, immer mit Angabe eines Grundes
Wartungen im Kundenportal
Eure Kunden fragen regelmäßig, wann die nächste Wartung ansteht und ob die letzte erledigt wurde. Diese Information steht jetzt im Kundenportal. Auf dem Dashboard gibt es einen eigenen Bereich für Wartungen, dazu eine Übersicht aller Fälligkeiten mit Filter nach Status. Wo zu einer Wartung ein Auftrag gehört, führt ein Link direkt dorthin. Wo keiner existiert, kann der Kunde die Wartung quittieren und bestätigt damit, dass er informiert ist. Was der Kunde sieht, legt ihr pro Wartungsplan fest.
Status fällig, überfällig, erledigt und quittiert auf einen Blick
Quittieren mit Bestätigungsdialog, SIMPL speichert, wer quittiert hat
Sichtbarkeit pro Wartungsplan einstellbar, bestehende und neue Pläne sind zunächst ausgeblendet
Wartungshistorie an Anlage, Plan und Organisation
Die Historie steht jetzt dort, wo man sie sucht. Die Detailseite einer Anlage zeigt alle vergangenen und kommenden Fälligkeiten mit Status und verknüpftem Auftrag. Im Wartungsplan seht ihr dieselbe Liste für alle Anlagen des Plans, und auf der Organisation gibt es einen eigenen Tab mit allen Wartungsplänen des Kunden.
Fälligkeiten mit Status und Auftrag direkt auf der Anlagenseite
Vergangene und kommende Wartungen im Wartungsplan
Neuer Tab Wartungspläne auf der Organisation
Ein Formular pro Anlage
Bei Plänen mit vielen Anlagen landeten bisher alle Maschinen in einem gemeinsamen Formular. Viele Kunden brauchen aber pro Maschine ein eigenes Protokoll mit eigener Unterschrift. Mit einem Schalter im Wartungsplan erzeugt SIMPL jetzt automatisch ein Formular pro Anlage.
Bei 10 Anlagen und einer Vorlage entstehen 10 Formulare
Benennung nach Vorlage, Anlage und Auftrag
Gilt für neu erzeugte Aufträge, bestehende bleiben unverändert
Dokumente am Anlagentyp
Wer 200 baugleiche Pumpen betreut, musste die Betriebsanleitung bisher 200 Mal hochladen und beim nächsten Update 200 Mal austauschen. Dokumente lassen sich jetzt direkt am Anlagentyp ablegen. Jede Anlage dieses Typs zeigt sie automatisch in ihren Dateien an, gekennzeichnet mit ihrer Herkunft. Wird die Anleitung am Typ ersetzt, ist sie an allen Anlagen aktuell. Mit Blick auf die Maschinenverordnung, die ab Januar 2027 aktuelle Betriebsanleitungen verlangt, spart das viel Pflegeaufwand. Wenn das für euch interessant klingt, schalten wir die Funktion gerne für euch frei.
Upload, Ordner und Sichtbarkeit direkt am Anlagentyp
Jede Anlage des Typs zeigt die Dokumente automatisch an, nichts wird kopiert
An der Anlage sind geerbte Dokumente als solche markiert und nur am Typ änderbar
Eigene Dokumente einer einzelnen Anlage bleiben daneben bestehen
Mails aus dem Ticket weiterleiten
Eine Mail aus einer Anfrage an den Lieferanten oder einen Kollegen schicken, das ging bisher nur über den Umweg Antworten und Empfänger austauschen. Jede Mail im Verlauf einer Anfrage oder eines Auftrags hat jetzt neben Antworten und Allen antworten auch Weiterleiten. Die Originalmail wird zitiert, Anhänge werden übernommen und lassen sich vor dem Versand einzeln entfernen. Antwortet der Empfänger, landet die Antwort wieder im richtigen Ticket.
Weiterleiten für jede einzelne Mail, an interne und externe Empfänger
Anhänge werden übernommen, eingebettete Bilder wie Signatur-Logos nicht
Betreff mit WG: und Ticketnummer, Antworten werden dem Ticket zugeordnet
Bei ausgehenden Mails steht jetzt dabei, wer sie geschrieben hat
Benachrichtigungen überarbeitet
Benachrichtigungen sollen sagen, was passiert ist, und mit einem Klick dorthin führen. Daran haben wir im September an mehreren Stellen gearbeitet. In der mobilen App öffnet sich die Übersicht jetzt im Vollbild, übersichtlich gruppiert und der Möglichkeit, alles auf einmal als gelesen zu markieren. Wer bei einer Anfrage oder einem Auftrag zugewiesen ist, erfährt sofort, wenn ein Kollege dort eine interne Notiz schreibt. Links zu Terminen öffnen den Termin direkt, für Techniker in der mobilen App.
Neue Benachrichtigungsübersicht in der mobilen App
Benachrichtigung an die zugewiesene Person bei neuen internen Notizen, per E-Mail und in SIMPL
Links öffnen Termine direkt, im Web wie in der mobilen App
Aktualisierungen von Aufgaben lassen sich jetzt separat ein- und ausschalten, Benachrichtigungsmails zeigen Absender und Vorschau klarer an
Anlagen mit Koordinaten importieren und schnellere Karte
Nicht jede Maschine hat eine Postadresse. Windräder, Pumpstationen oder Anlagen auf großen Werksgeländen werden über GPS-Koordinaten verortet. Beim Excel-Import von Anlagen könnt ihr deshalb jetzt Breiten- und Längengrad angeben. SIMPL setzt den Pin genau an diese Stelle und ermittelt die nächstgelegene Adresse dazu. Die Karte im Dashboard lädt außerdem nur noch den sichtbaren Ausschnitt und fasst dicht beieinanderliegende Punkte zusammen. Auch bei mehreren tausend Anlagen, Aufträgen und Organisationen bleibt sie so flüssig.
Breiten- und Längengrad im Anlagen-Import, auch mit Dezimalkomma
Der Pin sitzt exakt auf den Koordinaten, die Adresse wird ergänzt
Dashboard-Karte lädt nach Ausschnitt und bündelt Punkte bei großen Datenmengen
Organisationen werden jetzt ebenfalls auf der Karte angezeigt
Kleinere Verbesserungen im Alltag
Vieles davon fällt erst auf, wenn es fehlt.
In der mobilen App können Techniker die Standardansicht zwischen Kalender und Auftragsliste wechseln
Formular-PDFs sind kompakter, Fotos in Prüf- und Serviceberichten erscheinen gruppiert nach Aufgabe mit Bildunterschrift
Eingehende Mails werden mit Tabellen, Bildern und Formatierung so dargestellt, wie der Absender sie geschickt hat
Die KI-Zusammenfassung im Mailverlauf ist kürzer und gliedert sich in Überblick, offene Punkte und wichtige Fakten