Oktober Rückblick 🗓️ Die wichtigsten Updates im Überblick

Im Oktober ging es vor allem um Ersatzteile und Benachrichtigungen. Ersatzteile lassen sich jetzt an Anlagen, Anfragen und Wartungsplänen führen, das Kundenportal meldet Änderungen von selbst, und Kollegen können Anfragen und Aufträge verfolgen. Dazu kommen die Zeiterfassung per Sprache, eine Formularhistorie und Listen, die sich live aktualisieren. Hier die wichtigsten Änderungen im Überblick.

🎤 Zeiterfassung per Spracheingabe

„Gestern sind Klaus und ich um halb acht los, um acht waren wir da. Gearbeitet bis vier, eine halbe Stunde Pause. Um halb fünf zurück.“

Ein unregelmäßiger Arbeitstag mit Hinreise, Arbeitszeit, Pause und Rückreise bedeutet in der Zeiterfassung viele Eingaben, oft mit Handschuhen an den Händen. Im Zeiterfassungsblock eines Formulars gibt es deshalb jetzt ein Mikrofon, in der Web-App und in der mobilen App. Der Techniker sagt auf Deutsch, was er gemacht hat, SIMPL trägt die Einträge hervorgehoben in die Tabelle ein.

• Ohne Namen bucht SIMPL für die sprechende Person, bei „wir“ für alle, die dem Formular zugewiesen sind

• Zeitangaben wie „gestern“ oder „Montag bis Mittwoch“ werden verstanden

• Mit Rückgängig nehmt ihr die gesamte Spracheingabe zurück, einzelne Zeilen korrigiert ihr im gewohnten Dialog

• Das Mikrofon erscheint online und wenn die KI-Transkription für euren Account aktiviert ist

Ersatzteile

Welches Teil wird für diesen Einsatz gebraucht, und wie viele davon? Bisher stand die Antwort in Mails, Notizen oder im Kopf des Technikers. Ersatzteile haben jetzt ihren festen Platz in SIMPL, von der Anlage über die Anfrage bis zum Auftrag. Die Funktion ist standardmäßig ausgeschaltet und lässt sich für euren Account aktivieren. Die einzelnen Neuerungen im Überblick:

Ersatzteile an der Anlage

Jede Anlage zeigt und pflegt ihre Ersatzteile selbst. Wer vor Ort oder im Büro wissen will, was für eine Maschine passt, sieht es dort, wo er ohnehin schon ist.

• Ersatzteile direkt auf der Anlagenseite einsehen und pflegen

Ersatzteile in Anfragen und Aufträgen

Stellt ein Techniker fest, dass ein Teil fehlt, hängt die Information an der Anfrage und nicht in einer separaten Mail. Das spart Rückfragen und verhindert, dass Bedarf unterwegs verloren geht.

• Ersatzteilliste direkt an der Anfrage

• Teile aus dem Bestand auswählen

• Mengen jederzeit anpassbar

Ersatzteile im Wartungsplan

Wenn jede Wartung dieselben Teile braucht, muss niemand sie jedes Mal neu erfassen. Ihr hinterlegt sie einmal am Plan.

• Teile mit Stückzahl am Wartungsplan hinterlegen

• Automatische Übernahme in jeden daraus erzeugten Auftrag

Ersatzteile für eure Kunden sichtbar machen

Auf Wunsch zeigt die Anlagenseite im Kundenportal die zugehörigen Ersatzteile. Eure Kunden sehen dann selbst, was zu ihrer Maschine gehört, und müssen nicht nachfragen. Was sichtbar ist, steuert ihr im Backoffice.

• Ersatzteile auf der Anlagenseite im Kundenportal

• Sichtbarkeit für Kunden im Backoffice einstellbar

Das Kundenportal meldet sich von selbst

Eure Kunden fragen regelmäßig nach dem Stand ihrer Anfrage, weil sie Änderungen nur sehen, wenn sie sich im Portal einloggen. Das ist jetzt nicht mehr nötig: Ändert euer Team in SIMPL etwas, etwa den Status einer Anfrage, bekommt der Kunde eine Benachrichtigung im Portal und per E-Mail. Das gilt auch für neue Anfragen, Aufträge, Wartungspläne und Nachrichten. Jeder Portal-Nutzer legt in den Einstellungen selbst fest, welche Nachrichten er bekommen möchte.

• Benachrichtigung bei Änderungen eures Teams an Anfragen, Aufträgen, Wartungsplänen und Nachrichten

• Glocke mit Zähler im Portal, ein Klick führt direkt zur Anfrage oder zum Auftrag

Anfragen und Aufträge verfolgen

Nicht jeder, der über eine Anfrage Bescheid wissen muss, ist auch für sie zuständig. Über den “Folgen” Button erhalten Kollegen dieselben Benachrichtigungen wie der Verantwortliche, auch per E-Mail. Meist müsst ihr dafür gar nichts tun: Wer in einer Anfrage oder einem Auftrag eine Nachricht schreibt, sei es eine interne Notiz, eine E-Mail oder eine Portalnachricht, folgt ihr automatisch. Wer nicht mehr informiert werden möchte, wählt die Aktion über den “Abonniert” Button wieder ab. Eure Kunden sehen nicht, wer folgt.

• Folgen per Klick oder automatisch beim Schreiben einer Nachricht

• Gleiche Benachrichtigungen wie für Zuständige, auch per E-Mail, nach euren persönlichen Einstellungen

• Folgende sind nur für Mitarbeiter sichtbar, nicht für Kunden

• Wird eine Anfrage zusammengeführt, erfahren Zuständige und Folgende davon und sehen, in welche Anfrage sie überführt wurde

Formularhistorie

Wer hat den Servicebericht angelegt, wer hat ihn unterschrieben, und ist die Mail beim Kunden angekommen? Das steht jetzt im Verlauf des Formulars. Bei Rückfragen müsst ihr nicht mehr rekonstruieren, was wann passiert ist.

• Verlauf zu Erstellung, Änderungen, Zuweisungen, Unterschriften und Abschluss

• Ergebnis des E-Mail-Versands wird festgehalten

• Auch bei gelöschten Formularen bleibt die Historie erhalten

Aktuelle Daten ohne Neuladen

Wenn mehrere Kollegen gleichzeitig im System arbeiten, steht man schnell vor veralteten Listen. Offene Anfragen, Aufträge, Anlagen, Ticketansichten und Arbeitsscheine aktualisieren sich jetzt von selbst, sobald sich daran etwas ändert.

• Live-Aktualisierung für Anfragen, Aufträge, Anlagen, Ticketansichten und Arbeitsscheine

• Die Aktualisierung läuft gedrosselt, damit das System nicht unnötig belastet wird

Kleinere Verbesserungen im Alltag

Vieles davon fällt erst auf, wenn es fehlt.

• Der Kartenpin einer Anlage lässt sich von Hand verschieben, Koordinaten sind editierbar und per Knopfdruck geht es zurück auf die Adresse

• In der mobilen App zeigen Benachrichtigungen ein Signal bei Eingang, lassen sich per Herunterziehen aktualisieren und führen Techniker direkt zum passenden Arbeitsauftrag

• Dokumente und Bilder lassen sich auf Touchscreens zoomen und verschieben, Text in PDFs ist markierbar

• Bei Fahrten im Team wählt ihr den Fahrer aus, die Kilometer zählen nur für ihn und werden nicht mehr mit der Personenzahl multipliziert

• Mitarbeiter lassen sich deaktivieren und später wieder aktivieren

• Benachrichtigungen zu Formularänderungen lassen sich persönlich ein- und ausschalten

• Das Help Center ist für alle angemeldeten Nutzer direkt über das Nutzermenü erreichbar

• Pflichtfelder für Messwerte gelten erst als erledigt, wenn alle Werte für alle Anlagen eingetragen sind